PHARMACIE

système POS

DESCRIPTION SOFTWARE

Cet ensemble de logiciels a été mis au point pour rentabiliser au maximum le travail de gestion en pharmacie.

Nous sommes partis du principe que dès l'instant où une vente est réalisée au terminal de l'officine,

qu'elle soit au comptant ou à crédit, toutes les opérations en découlant sont effectuées automatiquement.  

FICHIERS DE GROSSISTES     

Fichier  des  articles  GALENICA  et   UHLMANN   &   EYRAUD  avec visualisation   des   articles  par  numéro  d'article  ou  ordre alphabétique pour interrogation de  toutes  les  données fournies par   les   grossistes.   Ces   fichiers   sont   enregistrés  et régulièrement mis à jour par l'intermédiaire de disquettes venant directement des grossistes.  

D'autres grossistes peuvent également être traités de cette façon pour autant qu'ils fournissent les données nécessaires  et qu'ils transmettent régulièrement des mises à jour.     

PHARMA-PHCA         VENTES A L'OFFICINE     

Accès  par  vendeuse  ou  vendeur, journal de caisse par vendeur, Utilisation de l'écran avec crayon lecteur de  bar-code  EAN pour lire  les  cartes  de  crédit clients et les étiquettes articles,  

Accès aux clients par  numéro,  nom  ou  carte  de  crédit client pharmacie,  

Vente  comptant  ou crédit selon les conditions de vente, c'est à dire rabais automatiques selon la condition du client concerné et le code rabais de l'article vendu,  

Enregistrement   des   réservations   de  clients  directement  à l'officine avec la possibilité de créer un nouveau client.  

Vente de médicaments ou produits  directement  (sans ordonnance),  

Vente de médicaments délivrés sur ordonnance  avec enregistrement de  la feuille maladie, son échéance, le nom du médecin et attribution de l'assurance,  

Vente d'articles individuels ou en vrac avec impression de l'unité (KG ou L) la plus intéressante pour le client,  

Vente  par  groupe,  en typant le numéro de groupe et le montant, comme une simple caisse  enregistreuse,  pour  les  articles hors stock ou pas encore introduits dans le système,  

Impression de tickets de caisse comptant, tickets de vente crédit (à facturer), bulletins de livraison (crédit-articles  à livrer), bul. de réservation (articles à commander) et indication du reliquat des réservation sur tous les bulletins du client concerné,  

Dans le programme de  vente,  interrogation  du  fichier articles pharmacie   visualisation   des   données   de   l'article,   les statistiques    cumulées,     les     statistiques    mensuelles, Interrogation  des  fichiers articles grossistes, de l'historique des ventes clients, des réservations par client., Consultation de prix  client  en  tenant  compte  des conditions, tabelles de prix, prix spéciaux, etc.      

PHARMA-PHBU    GESTION DU MAGASIN     

Création   des   points   de   vente,   des   vendeuses/vendeurs,  

Impression des étiquettes pour les cartes de crédit clients,  

Gestion des conditions de vente,  ç-à-d,  les  rabais  par groupe articles et par catégorie clients.  

Récapitulation  comptant  et crédit par vendeur et point de vente avec nombre de vente, chiffres d'affaires et total des extournes.  

Journal  des mouvements articles avec récapitulation par point de vente et par vendeur des ventes comptant, crédit, retours, ventes au  prix  de  revient  (autres  pharmacies), nombre de tickets et moyenne du chiffre d'affaires par ticket,  

Journal de fin de mois avec les mêmes récapitulations,  

Mise à zéro des données journalières et cumulées.  

PHARMA-PHFA      FACTURATION BVR    

Impression des bulletins de livraison pour préparation et livraison dans l'ordre de tournées,

Possibilité de supprimer ou corriger les bulletins erronés,

Limite inférieure de facturation, par exemple  Fr.  5.00,  

Impression  des  cas  par  patient avec sélection de la plage des dates de début et fin de feuille maladie et  plage  de  numéro de débiteur, avec ou sans détail, selon échéance demandée,  

Impression  de  la  liste  des  feuilles maladies à rappeler, des ordonnances à rappeler, des rappels de feuille et d'ordonnance,  

Impression de l'historique des ventes par  client  avec sélection des plages de débiteurs, dates, cas et codes de tri débiteurs,  

Facturation pour contrôle et impression des factures définitives aux assurances ou clients crédit, à l'échéance des feuilles maladies avec comptabilisation des factures en comptabilité débiteurs et avec ou sans bulletins de versement bleus système  BVR , 

Possibilité d'établir un support magnétique avec  les  données de facturation pour les transmettre à l'OFAC.  

PHARMA-PHCO       COMMANDE AUX FOURNISSEURS     

La  proposition  des articles à commander découle automatiquement des ventes. Elle peut  également  être  établie  en  fonction des données  se  trouvant  dans le fichier articles, en comparant les quantités en stock et  celles  de  stock  minimum.  Les quantités de  commande  proposées  sont  toujours  l'adition de la quantité standard et les réservations clients.  

Visualisation  par  fournisseur  des  articles  en proposition de commande  dans  l'ordre  des  fréquences  d'achat.  Par commande, possibilité  de  connaître  en  permanence  le total en francs de cette commande (franco), le nombre total de lignes et  la moyenne en francs par lignes.  

Sur chaque  articles,  accès  direct  aux  données  de l'article, statistiques  d'achat  /  vente cumulées et mensuelles de l'année courante et des années antérieures, fournisseurs complémentaires.  

Possibilité d'adjoindre des articles aux différentes propositions de commandes.  

Etablissement  des  commandes avec impression et transmission des commandes par modem si le grossiste le permet, (Nouveau protocole suisse  de transmission) avec retour d'informations immédiat pour la préparation de l'arrivage.  

Possibilité de supprimer des commandes erronées,  

PHARMA-PHED       ARRIVAGE ET CONTROLE DES COMMANDES     

Les  commandes effectuées sont mémorisées. A l'arrivage le bulletin de livraison est pointé avec la copie de la  commande  et les quantités  (ou  autre)  sont  corrigées.  Les quantités restantes peuvent ou non rester mémorisées (en note).  

Les prix d'achat et de vente peuvent également  être  mis  à jour automatiquement à partir des fichiers GALENICA ou UHLMANN & EYRAUD  en fonction de codes garantissant les marges désirées par le pharmacien.  

Entrée en stock et impression des étiquettes articles  (par article  avec ou sans code-barres, articles sans étiquettes, tabelles de prix pour articles au détail)  entrant  en  stock  ou  déjà en stock en cas de changement (de prix),  

Impression  également  des  articles en réservation ainsi que les noms des clients les ayant commandés,  

Mise à jour des statistiques d'achats.  

PHARMA-PHAR       GESTION DE STOCK  EAN    

Gestion du fichier articles avec toutes  les  données  utiles aux commandes   automatiques   aux   fournisseurs,  numéro d'article, désignation, zone remarque interne,  prix  d'achat  et  de vente, bonus,  classe  de  toxicité, code pharma, numéro de fournisseur, numéro d'article chez le fournisseur,  quantité  de  defect, code icha  à  l'achat  et  à  la  vente,  unité de vente (pièce, kilo, litre), code rabais selon les conditions de vente débiteurs, lieu de  stockage,  code  étiquette  (format,  grandeur,  avec ou sans code-barres),  

Tabelle de prix pour la vente d'articles au détail  avec  8 positions  de  quantités  et  prix de vente calculés à partir du prix d'achat et de deux facteurs.  

Quantité en stock, code d'état de commande, quantité  standard de commande,  quantité  bonus,  quantité minimale de stock, quantité supplémentaire de commande basée sur  les  réservations  en cours des  clients,  quantités  et dates des trois dernières commandes, cumul des commandes  des  deux  dernières  années  et  de l'année courante,  quantité  et  valeur  des  achats  du  dernier mois et cumulés dans l'année, quantité et valeur  des  ventes  du dernier mois  et  cumulées  dans l'année, valeurs enregistrées sur les 24 derniers mois,  

Code de mise à jour automatique des prix. Lors de l'arrivage, les prix articles sont contrôlés dans le fichier article grossiste et remis à jour dans le fichier articles pharmacie selon différentes possibilités.  (Pas  de  mise à jour, prix identique au grossite, prix  de  vente  grossiste  moins  un  pourcentage,  prix d'achat article multiplié par un facteur avec un montant minimum, etc.).    

PHARMA-PHST       IMPRESSION ARTICLES    

Liste  des articles par numéro d'article, par ordre alphabétique, par groupe articles, par fournisseur, par emplacement,  

Impression de  l'inventaire  par  plage  d'articles,  de groupes, d'emplacements ou de fournisseurs,  

Impression  des listes de prix selon les conditions de vente, des listes d'articles ou étiquettes avec ou sans code-barres EAN,  

Liste des defects,  c-à-d.  les  articles  à  repourvoir  sur les rayons de l'officine dans l'ordre des lieux de stockage,  

Impression  de  la liste des mutations d'articles telles que nouveau prix de vente ou d'achat, désignation,  mise  hors commerce, date etc. mis à jour par disquettes des différents grossistes.       

Liste des statistiques d'achats par mois et par année,  

Liste des statistiques de vente par mois et par année,  

Liste des articles avec marge théorique (prix de vente moins prix d'achat actuel), marge réelle (cumul des vente moins prix d'achat de la marchandise vendue).  

ADRD    ADRESSAGE ET MAILING      

Gestion  du  fichier  des adresses, numérotation automatique, recherche par le nom, 5 lignes pour le nom et l'adresse, deux zones de  remarques,  code  titre  pour l'étiquette, code titre pour le texte, 12 codes alphabétiques d'une position chacun pour  tri par inclusion  et exception, 6 codes de tri numériques de 6 positions chacun pour sélection du type  de..à..  

Possibilité d'édition de mailing en fonction  des  achats clients d'un article ou d'un groupe article pour une période donnée.  

Impression  de  lettres  (texte  créé  par  traitement de textes) adressées aux débiteurs  avec  sélection  sur  un  produit acheté ainsi que sur les autres codes de tri,  

Impression  de lettres adressées aux adresses de prospection avec sélection de codes de tri des adresses,  

Impression d'étiquettes avec sélection de codes de tri,  

Impression de cartes adresses avec tous leurs codes,  

Possibilité  de  créer  un   fichier   ASCII   selon  différentes sélections  permettant ensuite d'être intégré dans un logiciel de traitement de textes évolué, tel que WORD, WORD PERFECT, etc...  

GESTION DE PLUSIEURS POINTS DE VENTE (PHARMACIES)   

GESTION DES SUCCURSALES 

Description et but  

Programme d'intégration de notre gestion de  pharmacies standards dans le cadre d'entreprises avec plusieurs points de vente.  

Plusieurs magasins regroupent leur facturation et leurs achats au travers d'un centre unique. Un client doit pouvoir acheter  de la marchandise  dans  n'importe lequel des magasins, mais doit avoir la possibilité de  ne  recevoir  qu'une  seule  facture  pour ses achats.  Les  articles  vendus  sont  répertoriés dans un fichier articles à la centrale. C'est là que  se  font  les  mutations de prix,  désignations, etc... pour les articles existants ainsi que

la création des nouveaux articles. Ces  différentes modifications doivent être reportées automatiquement dans les différents points de vente.  Le  réapprovisionnement  des  succursales  se  fait au travers  de  la  centrale,  mais  les  commandes  clients doivent pouvoir être livrées directement par le fournisseur.  

Solution décentralisée 

Un système central unique est très cher du point de  vue  du coût des  lignes téléphoniques et, de plus, rend l'ensemble des points de vente  tributaires  de  son  bon  fonctionnement.  Un problème d'ordre  technique  par exemple, oblige l'ensemble des magasins à vendre  d'une  manière  spéciale  afin  de  pouvoir réenregistrer

ultérieurement les sorties de stock, bulletins de livraison, etc. Une organisation décentralisée avec un système par point de vente et un système central indépendant est donc préférable, surtout si l'on veut avoir une gestion de stock en temps réel.  Dans  ce cas en effet, les caisses doivent fonctionner toute la journée et une solution qui rend les magasins indépendants du fonctionnement des autres, offre une solution beaucoup plus fiable. Nous préconisons même un serveur de réserve pour les points de vente à gros volume de  façon  à  garantir  pratiquement  à  100 % qu'il n'y aura pas d'interruption.

Le conseil au client   

La caisse enregistreuse  classique  n'a  servi  pendant longtemps qu'à  enregistrer le montant des ventes, éventuellement ventilées par groupes ou départements.  

Avec l'apparition des codes barres et en particulier du code EAN, les  crayons lecteurs et les douchettes de lecture ont commencé à être utilisés pour gérer le stock des articles.  Actuellement, la notion  de  conseil  à  la clientèle est certainement le meilleur atout pharmacies et l'on peut dire que plus l'on a d'informations à  disposition  dans le magasin, plus l'on est à même de répondre aux questions des clients.  

Ces  informations  sont  contenues  dans  des  catalogues  ou des répertoires  par  exemple,  mais  elles  peuvent aussi changer en permanence comme le  nombre  d'articles  en  stock  ou  encore le blocage  éventuel d'un compte crédit. L'outil le plus adapté pour disposer  de  ces  informations  au  point   de   vente   est  le terminal-caisse.   

En   effet,   il   permet   toutes   les   opérations  de  caisse proprement-dites, le tenue du stock grâce aux codes  barres, mais aussi  la  consultation  d'informations contenues dans le fichier des articles telles que articles  en  commande,  article réservé, prix,  rabais de quantité. Les fichiers des grossistes sont aussi à disposition et, pour certains  d'entre  eux,  sont  mis  à jour automatiquement.  

La consultation des achats antérieurs d'un client peut être aussi très utile. En résumé,  l'utilisation  de  terminaux-caisse offre des   possibilités  d'utilisation  qui  compensent  largement  la plus-value financière correspondante.    

Les informations "clés" des magasins  

Fichier articles   

Ventes  

Prix de vente, rabais de quantités  

Conditions clients en %, prix de marché  

Achats  

Quantité  en  stock,  stock  de  sécurité,  quantité  de commande standard

Quantité  en commande, quantité réservée (à livrer), statistiques

d'achats et de ventes, autres fournisseurs  

Fichier clients          

Client en ordre (blocage livraison)

Chiffre d'affaire avec le magasin/total

Achats effectués (avec détail pour consultation)     

Les informations "clés" de la centrale  

Fichier articles  

Stock total ou détail par magasin

Commandes en cours totales ou détail par magasin

Statistiques d'achats et de ventes totales ou détail par magasin  

Ventes  

Chiffres d'affaire par jour, par mois et cumulé  avec comparaison années  précédentes pour toute l'entreprise ou avec le détail par magasin.    

Organisation générale   

Les  informations  nécessaires  sont  transmises  de  deux façons différentes,  la  première  en principe chaque jour, le seconde à intervalle  plus  long,  mais  au  moins  une  fois  avant chaque facturation.  

Toutes  ces  fonctions  de  transfert  peuvent  s'effectuer  sans contrainte pour le travail des points  de  ventes,  bien qu'elles mobilisent un poste de travail pendant leurs exécutions.    

Transfert des informations quotidiennes  

Connexion par modem au travers du réseau téléphonique commuté  

Ventes des magasins

Articles à commander

Articles reçus

Stock articles

Commandes de réapprovisionnement (à livrer à la centrale)

Commandes clients (à livrer directement)